Cuando todo se registra como si fuera solamente un turno, aparecen diferencias de saldo, sesiones que nadie sabe si se realizaron, pagos atribuidos al momento equivocado, consumos de stock sin contexto y liquidaciones duplicadas. La solución no es sumar más planillas: es definir qué representa cada registro y conectarlos sin confundirlos.
Por qué un tratamiento no es una serie de turnos repetidos
Un turno responde una pregunta concreta: quién atiende, cuándo, durante cuánto tiempo y con qué recurso. Un tratamiento responde otras: qué se acordó con el paciente, qué prestaciones incluye, cómo se distribuyen, cuál es su progreso y qué queda pendiente.
Si se usa el turno como único registro, pronto aparecen problemas:
- una reprogramación parece una sesión nueva;
- una cancelación puede descontar una sesión que nunca se realizó;
- el estado “pagado” se confunde con “atendido”;
- no queda claro cuántas sesiones o prestaciones compró el paciente;
- recepción y el profesional interpretan estados diferentes;
- las fotos pierden la relación con la sesión correcta;
- los insumos se descuentan antes de que el servicio ocurra;
- la liquidación se calcula desde cobros aunque el trabajo todavía no se realizó;
- un descuento comercial modifica por error la base utilizada para liquidar al equipo.
La agenda es una parte del proceso, no el tratamiento completo.
Diferencia entre presupuesto, tratamiento, sesión, turno, pago y liquidación
| Concepto | Pregunta que responde | Ejemplo |
|---|---|---|
| Presupuesto | ¿Qué se ofreció y bajo qué condiciones? | Seis sesiones, servicios incluidos, precio de referencia y opciones de pago. |
| Tratamiento | ¿Qué plan se decidió realizar y cuál es su progreso? | Plan corporal activo con prestaciones distribuidas en seis sesiones. |
| Sesión | ¿Qué parte del plan corresponde realizar en una visita? | Sesión 2 con dos prestaciones, zona, evolución, fotos e insumos. |
| Turno | ¿Cuándo, dónde, con quién y con qué recurso se hará? | Viernes a las 15:00 con una profesional y una cabina. |
| Pago | ¿Cuánto abonó el paciente, cuándo y por qué medio? | Seña, pago total, cuota o pago relacionado con una sesión. |
| Liquidación | ¿Qué importe corresponde reconocer al profesional? | Porcentaje o monto fijo por trabajo realizado, según la regla configurada. |
Separar estos conceptos no significa trabajar seis veces. Significa registrar cada dato una sola vez en el lugar correcto y conservar la relación con el resto.
Podés consultar el alcance actualizado de presupuestos, tratamientos y ficha estética en el catálogo funcional de FLAP.
Paso 1: preparar una propuesta comercial clara
Antes de crear sesiones o bloquear horarios, conviene definir qué se está ofreciendo. Un presupuesto debería indicar:
- paciente;
- servicios o protocolos incluidos;
- cantidades;
- precio de referencia;
- total;
- vigencia de la propuesta;
- observaciones relevantes;
- opciones de pago, si existen.
Las alternativas comerciales pueden contemplar pago total, descuentos, recargos o distribución en distintos momentos. Lo importante es que el paciente pueda comparar el importe final y comprender cuándo corresponde pagarlo.
En FLAP, el presupuesto puede prepararse e imprimirse en formato A4 con la identidad del centro. Registrar la conformidad mantiene la propuesta aceptada. Cuando la cuenta corriente está habilitada, esa aceptación puede generar una cuenta por cobrar; no registra un pago inexistente ni marca el tratamiento como abonado.
La propuesta aceptada tampoco crea por sí sola todos los turnos. Cada hecho conserva su propio estado.
Paso 2: crear el tratamiento y distribuir las prestaciones
El tratamiento puede originarse de dos maneras:
- a partir de un presupuesto aceptado, evitando volver a cargar la información principal;
- mediante creación manual, cuando el centro no necesita un presupuesto previo.
En ambos casos hay que definir el plan operativo:
- nombre del tratamiento;
- paciente;
- zona y objetivo;
- servicios o protocolos;
- cantidad de cada prestación;
- número previsto de sesiones;
- distribución de prestaciones entre sesiones;
- notas internas necesarias para la continuidad.
FLAP puede proponer una distribución automática y permite ajustarla. Antes de guardar, la suma asignada a las sesiones debe coincidir con las cantidades del plan. Así se evita perder prestaciones o cargar unidades de más.
El tratamiento funciona como contenedor del proceso y conserva sus estados. Crear o activar el tratamiento no registra automáticamente un cobro y no obliga a reservar todas las fechas en ese momento.
Paso 3: definir la forma de pago sin alterar el seguimiento
El precio comercial y el número de sesiones están relacionados, pero no representan lo mismo.
| Modalidad de ejemplo | Cómo se presenta | Qué debe conservar el sistema |
|---|---|---|
| Pago total anticipado | Un único importe final | Total acordado, pago acreditado y saldo. |
| Pago total con descuento | Total menor al valor de referencia | Descuento aplicado y total final. |
| Pago durante la primera mitad | Importe distribuido en las primeras sesiones | Vencimientos, importes, pagos y saldo. |
| Pago por sesión | Un importe asociado al avance acordado | Pagos registrados sin alterar el progreso clínico. |
| Cuotas fijas | Cronograma independiente de las visitas | Cuotas, vencimientos, estado y saldo. |
Los porcentajes y condiciones son decisión de cada centro. Si se ofrecen varias alternativas, el presupuesto debe mostrar con claridad el importe final de cada una.
En FLAP, el acuerdo financiero conserva un snapshot del total, la modalidad elegida, las cuotas o vencimientos, los pagos y el saldo. La opción comercial organiza el cobro, pero no reemplaza el registro de las sesiones realizadas.
Para revisar los medios, la separación entre cobro y atención y la cuenta corriente, consultá cobros, señas, pagos y cuenta corriente. También podés ampliar cuándo usar una seña obligatoria y cómo funcionan los descuentos y recargos automáticos.
Paso 4: programar cada sesión desde Tratamientos o Agenda
Una sesión pendiente necesita un turno para ocupar un lugar real en la agenda. En FLAP, el equipo puede iniciar la programación desde dos puntos:
- desde Tratamientos, al programar la siguiente sesión y crear el turno relacionado;
- desde Agenda, al elegir un tratamiento activo y una sesión pendiente del paciente.
El turno debe validar:
- fecha y horario;
- duración;
- profesional disponible;
- sucursal;
- máquina, cabina o recurso requerido;
- relación con el paciente, el tratamiento y la sesión correctos.
Una sesión puede incluir varias prestaciones del plan y reservarse como un único bloque operativo cuando corresponde.
Si se reprograma, cambia la fecha del turno relacionado, no la cantidad total acordada. Si se cancela antes de la atención, no debería contarse como realizada. El historial debe conservar el contexto sin inventar una nueva ejecución.
Estas guías explican cómo configurar la agenda de un centro de estética y cómo organizar profesionales, máquinas y cabinas.
Paso 5: registrar la atención sin confundirla con el cobro
“Pagado” y “atendido” describen hechos diferentes.
Un paciente puede pagar todo antes de la primera sesión. También puede ser atendido con saldo pendiente o pagar según un cronograma. Por eso, modificar el estado de atención no debe declarar silenciosamente un pago, y acreditar un pago no debe completar una sesión que todavía no ocurrió.
Al finalizar una visita conviene registrar:
- si el paciente llegó, fue atendido o no asistió;
- qué sesión del tratamiento se realizó;
- qué prestaciones se ejecutaron;
- profesional responsable;
- observaciones y evolución;
- indicaciones relevantes;
- fotos clínicas, cuando corresponda;
- insumos utilizados.
FLAP conserva separado el estado de ejecución del estado de pago. Esa separación también permite que inventario y liquidaciones utilicen el hecho correcto como disparador.
Paso 6: vincular evolución, antes/después e insumos
El seguimiento gana valor cuando cada dato tiene contexto. Una imagen suelta o una nota sin fecha obliga al equipo a reconstruir qué ocurrió.
La información debería relacionarse con:
- paciente;
- tratamiento;
- sesión específica cuando corresponde;
- fecha;
- profesional;
- zona y prestación realizada.
Evolución y comparación privada
Con el perfil y el módulo habilitados, FLAP permite seleccionar una foto de antes y una de después para comparar:
- el tratamiento completo; o
- una sesión determinada.
La foto puede subirse o reutilizarse desde el registro clínico existente. Los archivos continúan siendo privados y requieren Google Drive configurado para su almacenamiento cuando ese flujo aplica.
La comparación clínica privada no autoriza publicar imágenes en redes, publicidad, testimonios o casos comerciales. Cualquier uso público necesita una autorización separada, específica y verificable del paciente.
Inventario e insumos
Los insumos configurados se descuentan al completar la atención, no al reservar, registrar la llegada o cobrar. De esa manera, el stock representa consumo efectivo.
El inventario básico puede controlar existencias, dosis, ubicación, mínimos, vencimientos y movimientos. La trazabilidad por lotes, viales, aplicaciones clínicas, búsqueda inversa o recall depende del módulo y de una activación controlada; no debe anunciarse como universal.
Consultá el alcance vigente de inventario e insumos.
Paso 7: liquidar al profesional sin duplicar conceptos
El pago del paciente y la liquidación del profesional son circuitos distintos.
El centro puede cobrar un tratamiento completo en un único momento y reconocer el trabajo a medida que se realizan las sesiones. Según la configuración, una prestación puede quedar elegible para liquidación:
- al completar la atención; o
- sólo cuando la atención está completa y el pago correspondiente está acreditado.
La base de cálculo también puede definirse como:
- precio de lista del servicio realizado;
- importe final cobrado al paciente;
- importe fijo;
- porcentaje;
- esquema mixto con ajustes.
El cierre debe conservar la regla aplicada y evitar que el mismo turno se liquide dos veces. Un descuento, recargo o forma de pago del paciente no debería modificar la liquidación si el negocio eligió trabajar sobre precio de lista.
El alcance actualizado está en finanzas y liquidaciones.
Ejemplo completo de un tratamiento de seis sesiones
Supongamos que un centro ofrece un plan corporal con varias prestaciones distribuidas en seis sesiones.
1. Presupuesto
Administración prepara una propuesta con servicios, cantidades, total, vigencia y opciones de pago. El paciente revisa la hoja y registra su conformidad.
Si la cuenta corriente está habilitada, la aceptación puede crear el importe pendiente. Todavía no existe un pago por el solo hecho de aceptar.
2. Tratamiento
El equipo crea el tratamiento desde el presupuesto aceptado o de manera manual. FLAP propone una distribución de prestaciones entre seis sesiones, administración la ajusta y valida que no falten ni sobren unidades.
El progreso inicial es 0 de 6. Crear el plan no significa que una sesión ya se realizó.
3. Acuerdo y pagos
El paciente elige una opción comercial. El sistema conserva total, modalidad, cuotas o vencimientos, pagos registrados y saldo sin cambiar el avance clínico.
4. Agenda
Recepción programa la primera sesión desde el tratamiento o selecciona el plan activo desde Agenda. El turno valida profesional, horario, sucursal y recurso. Las siguientes sesiones pueden programarse ahora o más adelante.
5. Atención
El día del turno, el equipo registra la llegada y luego completa la atención. El tratamiento pasa a mostrar una sesión realizada. Un pago pendiente sigue siendo pendiente hasta que realmente se acredita.
6. Seguimiento e insumos
El profesional carga evolución, observaciones, fotos y comparación privada cuando corresponde. Al completar la atención, el inventario habilitado refleja el consumo efectivo de los insumos configurados.
7. Liquidación
La sesión ingresa al circuito de liquidación según la regla del centro: inmediatamente por atención completada o después de atención y pago acreditado. Se usa la base configurada y se evita computarla nuevamente después del cierre.
Este flujo mantiene alineadas a administración, recepción y profesionales sin obligarlos a usar el mismo dato para fines diferentes.
Qué debería ver cada rol
| Rol | Información principal |
|---|---|
| Titular o administración | Presupuesto, opción de pago, saldo, tratamiento, inventario, ejecución y liquidaciones. |
| Recepción | Sesiones pendientes, agenda, profesional, recurso, llegada y cambios permitidos. |
| Profesional | Turnos asignados, contexto clínico autorizado y registro de la sesión. |
| Paciente | Propuesta clara, condiciones, reservas, pagos y comunicaciones permitidas. |
No todas las personas necesitan acceso a toda la información. Los permisos deben limitar datos clínicos, comerciales y financieros según la función real de cada integrante.
Checklist operativo
Antes de ofrecer un tratamiento de varias sesiones, revisar:
- el presupuesto indica servicios, cantidades, total y vigencia;
- las opciones de pago muestran el importe final;
- aceptar el presupuesto no registra un pago inexistente;
- si corresponde, la cuenta por cobrar se genera sin marcarla como cobrada;
- el tratamiento puede crearse desde el presupuesto o manualmente;
- todas las prestaciones quedan distribuidas entre las sesiones;
- la suma por sesión coincide con las cantidades del plan;
- cada turno se vincula con el tratamiento y la sesión correctos;
- reprogramar no duplica sesiones;
- cancelar o registrar ausencia no completa una sesión;
- el estado de pago está separado del estado de atención;
- evolución y fotos conservan su contexto;
- la comparación antes/después sigue siendo privada;
- publicar una imagen requiere autorización separada;
- los insumos se descuentan sólo por ejecución real;
- la trazabilidad avanzada no se supone activa para todos;
- la regla de elegibilidad para liquidación está definida;
- la base usa precio de lista o importe final según configuración;
- un trabajo ya liquidado no vuelve a computarse;
- cada rol accede únicamente a la información necesaria.
Cómo ayuda FLAP a ordenar este flujo
FLAP conecta presupuestos, tratamientos, sesiones, agenda, pacientes, fotos, inventario, pagos y liquidaciones para que cada área trabaje sobre la misma operación sin mezclar responsabilidades.
La diferencia no está en agregar más pantallas. Está en conservar una relación clara entre lo ofrecido, lo aceptado, lo programado, lo realizado, lo cobrado y lo liquidado.
Si tu centro todavía controla tratamientos en chats o planillas, podés conocer FLAP para centros de estética, revisar todas las funcionalidades y sus condiciones, consultar los planes vigentes o hablar sobre la configuración de tu negocio.
Las funciones disponibles dependen del perfil, el plan, los permisos, los módulos, las integraciones y la configuración de cada centro.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un tratamiento, una sesión y un turno?
El tratamiento es el plan completo acordado con el paciente. La sesión es una unidad de trabajo dentro de ese plan. El turno indica fecha, hora, profesional, sucursal y recursos reservados para realizarla.
¿Puedo crear un tratamiento sin presupuesto previo?
Sí. En FLAP, el tratamiento puede crearse manualmente o prepararse a partir de un presupuesto aceptado. La opción adecuada depende del flujo administrativo del centro.
¿Un presupuesto aceptado crea automáticamente los turnos?
No. La aceptación conserva la conformidad comercial. Las sesiones se programan después desde Tratamientos o Agenda según la disponibilidad real.
¿Aceptar un presupuesto registra automáticamente un pago?
No. Cuando la cuenta corriente está habilitada puede crear una cuenta por cobrar, pero el pago sólo se registra cuando realmente ocurre por el medio correspondiente.
¿Se puede cobrar todo el tratamiento o distribuir el pago?
Sí, según la configuración habilitada. El acuerdo puede contemplar pago total, pago por sesión, distribución durante la primera mitad o cuotas fijas, además de descuentos o recargos definidos por el centro.
¿Una sesión puede programarse desde Tratamientos y desde Agenda?
Sí. El equipo puede programar la siguiente sesión desde el tratamiento o seleccionar desde Agenda un tratamiento activo y una sesión pendiente del paciente.
¿Qué ocurre si una sesión se reprograma o el paciente no asiste?
La reprogramación cambia el turno relacionado, no la cantidad total de sesiones. Una ausencia o cancelación no debe contar automáticamente como atención realizada.
¿El estado pagado significa que la sesión fue realizada?
No. Pago y atención representan hechos diferentes. FLAP conserva ambos estados por separado.
¿FLAP permite comparar fotos de antes y después?
Sí, cuando el perfil y el módulo correspondientes están habilitados. La comparación privada puede realizarse sobre el tratamiento completo o una sesión. Las fotos requieren el flujo de almacenamiento configurado y su uso público necesita autorización separada del paciente.
¿Cuándo se descuentan los insumos?
Los insumos configurados se descuentan al completar la atención, no al reservar, registrar la llegada o cobrar. La trazabilidad avanzada por lote o vial requiere el módulo y una activación específica.
¿Cómo se calcula la liquidación del profesional?
La regla puede reconocer el trabajo al completar la atención o exigir además pago acreditado. La base puede ser precio de lista o importe final del paciente, con porcentaje, monto fijo o esquema mixto según configuración.
¿Tu centro vende tratamientos de varias sesiones?
Conocé cómo FLAP puede conectar presupuesto, tratamiento, agenda, seguimiento, fotos, insumos, cobros y liquidaciones sin volver compleja la operación diaria.
