Paso 1: ordenar servicios por categoría y duración
Cada tratamiento debe tener duración, precio y descripción propia. Esto evita retrasos y reservas mal calculadas.
Ejemplos de categorías:
- tratamientos faciales;
- tratamientos corporales;
- depilación;
- aparatología;
- masajes;
- consultas o evaluaciones;
- packs o sesiones.
Paso 2: definir qué profesional atiende cada servicio
No todos los profesionales hacen todos los tratamientos. La agenda debe permitir asignar servicios por profesional para que el cliente solo vea horarios realmente disponibles.
Ejemplo:
| Servicio | Profesional asignado | Duración |
|---|---|---|
| Limpieza facial | Profesional A / Profesional B | 60 min |
| Depilación láser | Profesional A | 45 min |
| Masaje descontracturante | Profesional C | 50 min |
Paso 3: identificar máquinas, cabinas o boxes compartidos
En estética, la disponibilidad no depende solamente de la persona. Muchos servicios necesitan una máquina, una cabina, un box o un equipo específico.
Ejemplo:
| Recurso | Servicios que lo usan |
|---|---|
| Máquina láser | Depilación láser |
| Cabina facial | Limpieza facial, peeling |
| Box corporal | Drenaje, masajes, radiofrecuencia |
| Equipo de radiofrecuencia | Tratamientos corporales y faciales |
Si un recurso está ocupado, el sistema no debería permitir dos reservas incompatibles en el mismo horario.
Paso 4: configurar preparación, limpieza y tiempos entre turnos
Algunos servicios necesitan preparación previa o limpieza posterior. Si eso no se contempla, la agenda se llena en apariencia, pero la operación se vuelve difícil de sostener.
Ejemplo:
- Servicio: limpieza facial.
- Duración visible: 60 minutos.
- Limpieza posterior: 10 minutos.
- Tiempo real bloqueado: 70 minutos.
Paso 5: definir cuándo cobrar seña
La seña es útil para tratamientos de alto valor, turnos largos o servicios que requieren preparación.
Conviene cobrar seña cuando:
- el turno ocupa mucho tiempo de agenda;
- se usa aparatología costosa;
- el cliente suele cancelar a último momento;
- el tratamiento requiere preparación previa;
- el servicio tiene alta demanda.
Paso 6: elegir métodos de pago
Una agenda para estética debería permitir distintas formas de pago según la operación del negocio:
- efectivo;
- transferencia;
- Mercado Pago;
- seña online;
- pago a convenir.
Lo importante es que el cliente entienda qué está pagando y qué saldo queda pendiente.
Paso 7: activar recordatorios y política de reprogramación
Los recordatorios ayudan a reducir ausencias. También conviene definir con claridad cómo se manejan cambios, cancelaciones y reprogramaciones.
Ejemplo:
- recordatorio 24 horas antes;
- mensaje de confirmación al reservar;
- política de cancelación visible;
- reprogramación con anticipación mínima.
Ejemplo de configuración para un centro de estética
Centro con:
- 3 profesionales;
- 2 cabinas;
- 1 máquina de depilación láser;
- servicios faciales, corporales y depilación;
- seña obligatoria para tratamientos de alto valor.
Configuración recomendada:
| Área | Configuración sugerida |
|---|---|
| Servicios | Separar por categoría y duración real |
| Profesionales | Asignar solo servicios que realiza cada persona |
| Recursos | Crear máquina/cabina/box cuando limite la disponibilidad |
| Pagos | Activar seña para tratamientos largos o costosos |
| Recordatorios | Activar aviso previo para reducir ausencias |
| Reprogramación | Definir política clara antes de confirmar |
Checklist final
Antes de publicar la agenda online, revisar:
- cada servicio tiene duración correcta;
- cada profesional atiende solo los servicios correspondientes;
- las máquinas y cabinas críticas están identificadas;
- los servicios con preparación tienen tiempo adicional;
- los tratamientos de alto valor tienen seña;
- los métodos de pago están claros;
- el flujo se probó desde celular;
- el cliente entiende cómo reservar sin escribir por WhatsApp.
Preguntas frecuentes
¿Puedo configurar tiempos de limpieza o preparación entre turnos?
Sí. Podés definir la duración visible del servicio y un tiempo de limpieza o preparación adicional para que el turno bloquee el tiempo real necesario y evitar retrasos.
¿Qué pasa si 2 profesionales necesitan usar la misma máquina?
Si la máquina se configura como un recurso, la agenda impedirá que se reserve un tratamiento que use esa máquina si ya está asignada a otro turno en ese horario.
¿Puedo cobrar seña solo en algunos servicios?
Sí. Podés activar señas o pagos parciales para tratamientos de alto valor o larga duración, sin obligar a usarlo en los servicios más rápidos o simples.
¿Querés digitalizar la agenda de tu centro de estética?
FLAP te permite organizar turnos, profesionales, máquinas y cabinas de forma automática.
